Een tijdje geleden had ik een klant geholpen die niet in bezit was van een van de bekende boekhoudtools. Natuurlijk was er wel administratie bijgehouden, maar toen het erop neerkwam bij het invoeren van de inkomstenbelasting werd het een stukje lastiger. Zo adviseerde ik om een boekhoudtool te nemen, zodat het bij de volgende keer stukken makkelijker gaat.
Als (startende) ondernemer is boekhouden misschien een vreemde taal. Je weet dat je in- en verkoop, de btw en je omzet moet bijhouden voor belastingaangiftes. Maar als we spreken over de balans of resultatenrekening, dan beginnen de meeste ondernemers al te zweten. En toch zou je deze gegevens op ten duur nodig moeten hebben.
Om dit dan ook allemaal in Excel te verwerken vergt heel veel tijd. En er zijn zoveel boekhoudtools dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Deze tijd kun je beter investeren in het vinden van een Virtual Assistant of Boekhouder die je hierbij kan helpen en adviseren. Bij mijn diensten kun je lezen wat ik als Virtual Assistant allemaal voor je kan betekenen.
Deze boekhoudtools kunnen gratis zijn, maar ook betaald. Momenteel zijn er veel soorten die je kunt gebruiken, maar lang niet allemaal zijn fijn. Je kunt andere ondernemers vragen welke boekhoudtool zij gebruiken, maar weet wel dat een boekhoudtool erg persoonlijk kan zijn. Gelukkig hebben de meeste tools een gratis proefperiode.
De meeste bekende boekhoudtools zijn:
Hulp nodig bij het opzetten van je boekhouding?
Ervaar je als ondernemer problemen met het bijhouden van je boekhouding? Of heb je er geen tijd voor? Neem van contact met mij op en dan kunnen we samen kijken naar de mogelijkheden!
5 voordelen van een boekhoudtool
1. Inkoop en verkoop facturen maken en verwerken met boekhoudtools
In Moneybird heb je de mogelijkheid om in- en verkoop facturen aan te maken. Vaak staat hier dan ook de btw op en deze wordt automatisch gekoppeld aan een btw rapport (overzicht). Zo kun je zien hoeveel btw je moet afdragen maar ook hoeveel je kunt terug krijgen. Het mooie hiervan is uiteindelijk ook dat je in de tool zelf btw aangifte kan doen. Je hoeft dus niet meer in te loggen op de site van de belastingaangifte.
Verder houdt Moneybird bij wat de status is van je factuur. Zowel in- als verkoop. Bij Inkoop kun je zien of je het al betaald hebt of niet. Bij verkoop kun je zien hoeveel dagen de factuur al opstaat en wanneer je een herinnering kan sturen. (Dit kan zelfs geautomatiseerd)
2. In de meeste boekhoudtools kun je een bankrekening koppelen en bijhouden
Ook kun je je (zakelijke) rekening(en) koppelen aan Moneybird. Het mooie hiervan, is dat als er een factuur incasso is betaald dat je de betaling kan koppelen aan een inkoopfactuur. Dit werkt natuurlijk hetzelfde als je geld hebt ontvangen, deze kun je dan koppelen aan een verkoopfactuur.
Daarnaast is het ook erg prettig dat je inkoop en bonnetjes kan koppelen aan “privé-storting” Dit houd ik dat je het met je privé rekeningen hebt betaald.
3. Uren bijhouden
In Moneybird kun je uren bijhouden, dit heb je niet bij alle boekhoudtools. Zo kun je in Moneybird al je uren noteren of het nu declarabel of niet-declarabel is, dat kun je er allemaal inzetten. Er zit zelfs een timer in. Over deze uren kun je ook een verkoopfactuur maken, door simpel de uren te selecteren.
4. Rapporten bekijken
Wat ook super handig is, is dat je rapporten in een boekhoudtool hebt. Bij rapporten moet je dus denken aan de balans en resultaten rekening. Zo kun je een bepaalde periode inzien of kun je in de rapporten linken aan klikken. Als je dan op een link klikt wordt je doorgestuurd naar waar het bedrag vandaan komt.
5. Categorieën aanpassen
Bij de meeste tools kun je alle categorieën van de kosten en de winst indelen op wat jij gebruikt. Hierbij moet je denken aan kosten die je specifiek maakt voor hardware of specifieke diensten die je levert. Zo houd je je administratie heel overzichtelijk.
Zoals je leest zijn er veel opties in een boekhoudtool die het allemaal makkelijker maken en geautomatiseerd. Met een proefpakket kun je voor kleine bedrijven al heel ver komen. Zo ben je voorbereid om de periodieke aangiftes in te voeren of als je een huis wilt kopen als ZZP’er.
Hulp nodig bij het opzetten van je boekhouding?
Ervaar je als ondernemer problemen met het bijhouden van je boekhouding? Of heb je er geen tijd voor? Neem van contact met mij op en dan kunnen we samen kijken naar de mogelijkheden!
